Review Materi Pengantar Komputer Materi Query pada Ms Access

I. Database

Database

Database dalam Access terdiri atas satu atau beberapa Tabel, Query, Form, Page, Report, Macro dan Module. Berikut dibawah ini adalah penjelasan  tipe objek tersebut:

1. Tables, berupa tempat untuk menyimpan sekumpulan data yang sejenis. Tabel merupakan komponen utama dari sebuah database.
2. Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari suatu tabel atau lebih. Query dapat digunakan untuk meng-update atau menghapus beberapa record data pada saat yang sama. Selain itu query dapat dipergunakan untuk menjalankan perhitungan terhadap selekompok data.
3. Forms, untuk menampilkan data dari tabel dan query sehingga data tersebut dapat dilihat, ditambah, dihapus, dan sebagainya sesuai dengan operasi database.
4. Report, dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Laporan ini dapat dikelompokkan sesuai dengan criteria tertentu, dan juga laporan dapat berupa grafik atau label data.
5. Pages, fungsinya untuk membuat halaman Web (page) berupa data access page yang dapat ditempatkan di server jaringan intranet dan internet.
6. Macro, mengotomasikan perintah yang sering dipergunakan untuk mengelola basis data.
7. Module, digunakan untuk merancang berbagai modul aplikasi pengelolaan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan user.

II. Query

Query adalah semacam kapabilitas  (kemampuan) untuk menampilkan suatu data/informasi dari database di mana  mengambil dari tabel-tabel yang tersedia  di database, tetapi tabel  tersebut tidak seluruh/semua ditampilkan sesuai/cocok dengan yang  kita inginkan. Data/informasi apa yang inginkan  kita tampilkan. Query adalah ‘permintaan data’  kita berupa/berbentuk bahasa bisnis, untuk mengolah/memproses data didalam tabel-tabel menjadi satu  informasi yang  dapat/bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh konsumen (pembeli) yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan  terhadap satu tabel saja, atau  terhadap dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan terhadap query yang sudah/telah ada

Ada tiga fungsi Query, yaitu :

1. Menampilkan data-data tertentu/khusus terhadap suatu tabel, contohnya kita hanya/cuma menginginkan {melihat|lihat|menyaksikan|memandang} data/informasi pada tabel barang yang kode barangnya “B001”
2. Menampilkan data/informasi berasal dari dua tabel atau lebih dengan syarat anatara tabel itu tersedia/ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil alih data/informasi yang berasal dari tabel Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.
3. Dapat melakukan/menjalankan operasi perhitungan

Ada 2 cara untuk membuat Object Queries, yaitu dengan Query Design atau Query Wizard

A. Query Design

Menampilkan data pegawai yang beragama islam

Langkah-langkah :

1. Pilih menu "Query Design
2. Pada menu "Show Table", pilih tabel yang ingin ditampilkan datanya
3. Klik tombol Add
4. Close jendela "Show Table"
5. Tentukan Field yang ingin ditampilkan
6. Tentukan kriterianya
7. Jalankan query dengan mengklik tombol Run

Tampilan pada SQL View yaitu :

SELECT GolPangkat.IDPangkat, Pegawai.Nama, GolPangkat.IDPangkat, Pegawai.Nama, Pegawai.Gender, Pegawai.TempatLahir, Pegawai.TglLahir, Pegawai.Agama, Pegawai.UnitKerja

FROM UnitKerja INNER JOIN (GolPangkat INNER JOIN Pegawai ON GolPangkat.IDPangkat = Pegawai.IDPangkat) ON UnitKerja.IDKerja = Pegawai.IDKerja

WHERE (((Pegawai.Agama)="ISLAM"));

Format Query Select

• SELECT : Nama Field yang akan ditampilkan
• FROM : Nama Tabel
• WHERE : Kriteria Data

Format Penulisan Nama Field

• nama_tabel.nama_field

Contoh : Pegawai.Agama

Langkah-langkah dalam menyimpan Query, yaitu :

1. Klik kanan panel Query, lalu pilih menu Save
2. Berikan nama untuk querynya
3. Klik OK

Terdapat 3 macam view pada Query Design, yaitu :

1. Datasheet View

Tampilan data hasil query
2. SQL View

Kode SQL atau Query yang dihasilkan dari hasil design query
3. Design View

Tampilan untuk melakukan pengaturan atau design query

B. Query Wizard

Terdapat 4 macam Query Wizard, yaitu :

1. Simple Query Wizard
2. Crosstab Query Wizard
3. Find Duplicates Query Wizard
4. Find Unmatched Query Wizard

Menampilkan data pegawai yang beragama islam

Langkah-langkah :

1. Tentukan field yang akan ditampilkan, lalu Next
2. Pilih details, lalu Next
3. Tentukan nama querynya
4. Pilih modify query design karena kita perlu menambahkan kriteria
5. Masukkan kriteria
6. Run Query

Queries : Explore Query Select

SELECT nama_field FROM nama_tabel (dapat dilihat pada Query Design - view SQL

- Alias

• Alias pada tabel

SELECT pegawai.id, pegawai.nama FROM pegawai

• Alias pada field

SELECT pegawai.id, pegawai.nama as [Nama Lengkap] FROM pegawai

- Kriteria Where

• Comparison (=, <>, <, >, >=, atau <=)

Contoh : Tampilkan jabatan yang mempunyai tunjangan jabtan lebih dari 500000. Field yang ditampilkan adalah jabatan dan nama jabatan.

Jawab :

SELECT nama_jabatan, tunjangan_jabatan

FROM jabatan

WHERE tunjangan_jabatan >500000

• Between

Contoh : Tampilkan pegawai yang mempunyai jam lembur antara 20 dan 40. Field yang ditampilkan adalah NIP dan jam lembur.

Jawab :

SELECT NIP, jam_lembur

FROM lembur

WHERE jam_lembur BETWEEN 20 AND 40

• In

Contoh : Tampilkan data pegawai yang mempunyai gaji pokok 600000 dan 400000. Field yang ditampilkan adalah kode jabatan, golonbgan dan gaji pokok, tampilan diurutkan berdasarkan gaji yang terbesar.

Jawab :

SELECT KodeJabatan, Golongan, GPo

FROM GajiPokok

WHERE GPo IN (600000,400000)

ORDER BY GPo DESC

• Like / Not Like

Contoh : Tampilkan data pegawai yang mempunyai nama berawalan 'Su'. Field yang ditampilkan adalah nama, alamat, kota

Jawab :

SELECT Nama, Alamat, Kota

FROM Pegawai

WHERE nama LIKE 'Su*'

-  Calculated Expression

Contoh : Tampilkan nama pegawai dan tahun lahirnya

Jawab :

SELECT pegawai.nama, YEAR([pegawai]![tgl_lahir]) AS tahun_lahir

FROM pegawai

Contoh : Tampilkan nama pegawai dan umurnya

Umur : TGL SEKARANG - TGL LAHIR

YEAR(TGL_SEKARANG) - YEAR(TGL_LAHIR)

atau

Fungsi : DateDiff("yyyy",TGL_LAHIR,TGL_SEKARANG)

Jawab :

SELECT pegawai.nama, DateDiff("yyyy",[pegawai]![tgl_lahir],Date()) AS umur

FROM pegawai

- Order By & Top

Order By digunakan untuk mengurutkan (sort) data hasil query select

Contoh : Tampilkan nama pegawai dan umurnya serta urutkan berdasarkan umur yang paling tua

Jawab :

SELECT pegawai.nama, DateDiff("yyyy",[pegawai]![tgl_lahir],Date()) AS umur

FROM pegawai

ORDER BY [pegawai]![tgl_lahir] ASD

Top digunakan untuk menampilkan beberapa record tertentu pertama dari hasil query select

Contoh : Tampilkan 5 pegawai yang umurnya paling muda

Jawab :

SELECT pegawai.nama, DateDiff("yyyy",[pegawai]![tgl_lahir],Date()) AS umur

FROM pegawai

ORDER BY [pegawai]![tgl_lahir] DESC

- Group By & Fungsi Agregrate

Group By atau pengelompokan data biasanya disertakan bersama fungsi agregate seperti min, max, average, sum, dan count

Contoh : Tampilkan jumlah pegawai berdasarkan tempat lahirnya

Jawab :

SELECT pegawai.tempat_lahir, COUNT(pegawai.id) AS jumlah_pegawai

FROM pegawai

GROUP BY pegawai.tempat_lahir

Pada pengelompokan data biasanya disertakan bersama Aggregate Function (Fungsi Matematik) yaitu min, max, avg, sum, dan count.

Contoh : Tampilkan gaji minimal tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah golongan dan minimal gaji pokok.

Jawab :

SELECT gol, min[gpo] AS minimal_gaji_pokok

FROM gaji_pokok

GROUP BY gol

Klik RUN

Contoh : Tampilkan maksimum gaji pokok tiap golongan, golongan yang ditampilkan adalah golongan yang mempunyai maksimum gaji pokok lebih besar dari 1000000.

Jawab :

SELECT gol AS golongan, max[gpo] AS maksimum_gaji_pokok

FROM gaji_pokok

GROUP BY gol

HAVING max(gpo)>1000000

- Having

Having memiliki fungsi yang sama dengan WHERE namun digunakan untuk menguji kriteria pada fungsi AGREGATE

Contoh : Tampilkan tempat lahir pegawai yang minimal terdapat 2 orang pegawai yang telah lahir di tempat tersebut

Jawab :

SELECT pegawai.tempat_lahir, COUNT(pegawai.id) AS jumlah_pegawai

FROM pegawai

GROUP BY pegawai.tempat_lahir

HAVING COUNT(pegawai.id)>2

- Join / Relationship

Digunakan untuk menampilkan dua atau lebih tabel dalam satu query berdasarkan relasi tertentu

Ada beberapa jenis Query Join, yaitu :

• Inner Join : menampilkan record yang sesuai berdasarkan dua tabel yang dijoinkan
• Left Join : menampilkan record dari tabel pertama namun hanya yang sesuai dengan tabel kedua
• Right Join : menampilkan record dari tabel kedua namun hanya record yang sesuai dengan tabel pertama saja

Contoh : Tabel SISWA berelasi one to many dengan tabel KELAS, di mana NIS key attribute sebagai penghubungnya

SELECT * FROM SISWA [JOIN TYPE] KELAS ON SISWA.NIS = KELAS.NIS

Contoh : Tampilkan data pegawai dan golongan pangkatnya
Jawab :

SELECT pegawai.id, pegawai. nama, gol_pangkat.golongan

FROM gol_pangkat

INNER JOIN pegawai ON gol_pamhkat.id = pegawai.gol_pangkat

WHERE (((pegawai.gol_pamgkat)=[gol_pangkat].[id]))

Referensi

Materi Ibu Nurwati

2013, Pengertian Query dan Fungsi Query, dilihat 8 Desember 2018

http://infopengertian.biz/pengertian-query-dan-fungsiny-didalam-microsoft-access.html

2014, Objek Database pada Microsoft Access, dilihat 8 Desember 2018

http://ramdhani-akbar.blogspot.com/2014/06/7-tipe-objek-basis-data-dalam-microsoft.html